Politika varstva osebnih podatkov
Fakulteta za strojništvo Univerze v Mariboru (v nadaljevanju: fakulteta) se zaveda odgovornosti ravnanja z osebnimi podatki1, zato vse osebne podatke obdeluje v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov) in Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) ter drugo zakonodajo, ki daje fakulteti pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.
Namen politike varstva osebnih podatkov je seznanitev posameznika z informacijami o tem na kakšen način in katere osebne podatke, ki jih fakulteta prejme od posameznika na osnovi pravnih podlag, opisanih v nadaljevanju, fakulteta, kot upravljavec, obdeluje ter o pravicah posameznikov glede obdelave teh osebnih podatkov.
Fakulteta se zavezuje, da bo zbrane osebne podatke obdelovala v skladu z veljavnimi predpisi in teh podatkov ne bo posredovala tretjim osebam, razen v primerih, ko ima za posredovanje zakonsko ali drugo ustrezno pravno podlago.
Pojmi, ki jih fakulteta uporablja v tej politiki, so obrazloženi v Splošni uredbi o varstvu podatkov.
Upravljavec osebnih podatkov
Univerza v Mariboru
Fakulteta za strojništvo
Center za vseživljenjsko učenje
Naslov: Smetanova ulica 17, 2000 Maribor
Telefon: +386 (2) 220 7700
Elektronska pošta: cvu.fs@um.si
Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov (DPO)
Nadzor nad pravilno obdelavo vaših osebnih podatkov izvaja pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov Univerze v Mariboru, izr. prof. dr. Miha Dvojmoč. Za vsa dodatna pojasnila v zvezi z varstvom osebnih podatkov in za pomoč pri uveljavljanju vaših pravic vam je pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov na razpolago na elektronskem naslovu dpo@um.si.
Več o obdelavi osebnih podatkov na Univerzi v Mariboru preberem na naslednji spletni strani: https://www.um.si/univerza/varstvo-osebnih-podatkov/Strani/default.aspx .
Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov
Fakulteta zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:
posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov (6(a). člen Splošne uredbe o varstvu podatkov);
obdelava je potrebna za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javnih pooblastil (6(e). člen Splošne uredbe o varstvu podatkov).
Obdelava na podlagi privolitve posameznika:
Fakulteta izjemoma na podlagi predhodne privolitve (soglasja) posameznikov, zbira in obdeluje osebne podatke, in sicer:
naslov elektronske pošte za pošiljanje e-novic fakultete– za pošiljanje e-novic fakultete mora posameznik posredovati naslov elektronske pošte na katerega želi prejemati e-novice fakultete;
ime in priimek, naslov elektronske pošte, telefonska številke in ustanova (podjetje) ob podaji vprašanja prek obrazca na spletni strani fakultete – za možnost odgovora s strani fakultete mora posameznik posredovati svoje ime in priimek ter naslov elektronske pošte;
ime in priimek, datum rojstva, kraj rojstva, EMŠO, davčna številka, GSM, e-pošta, naslov in poštna številka, ob vpisu na krajše izobraževanje – za namen vpisa v evidenco AIPS kot drugega udeleženca za opravljanje študijskih obveznosti in vodenje evidenc v zvezi z navedenim ter za namene svetovanja.
Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in nato tega več ne želi, lahko kadarkoli zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov, in sicer s pisno vlogo, poslano na naslov upravljavca, ali na elektronski naslov cvu.fs@um.si. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlaga privolitve pred njenim preklicem.
Od prejemanja e-novic se posameznik lahko odjavi kadarkoli in brez kakršnihkoli stroškov, in sicer s klikom na odjavno povezavo v vsakem prejetem elektronskem sporočilu ali s pisnim sporočilom posredovanim na naslov upravljavca oziroma elektronski naslov cvu.fs@um.si.
Opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javnih pooblastil:
Fakulteta za izvrševanje z zakoni in podzakonskimi akti, določenih nalog in pristojnosti zbira in obdeluje osebne podatke posameznikov, ki so potrebni za izpolnitev zakonskih obveznosti.
Vrste osebnih podatkov, ki se obdelujejo na podlagi privolitve posameznika:
Kdaj | Osebni podatek | Namen obdelave | Pravna podlaga za obdelavo |
Ob vsakem obisku spletne strani fakultete | IP naslov | Za namen varnosti spletne strani in za preprečevanje nezakonitih aktivnosti na njej (denimo vdorov, phishinga, ipd.). | Obdelava je nujna za izvajanje nalog upravljavca (člen 6(e) Splošne uredbe). |
Ob prijavi na e-novice | IP naslov | Za namen varnosti spletne strani in za preprečevanje nezakonitih aktivnosti na njej (denimo vdorov, phishinga, ipd.). | Obdelava je nujna za izvajanje nalog upravljavca (člen 6(e) Splošne uredbe). |
| Naslov elektronske pošte | Izključno za namene obveščanja o novicah fakultete. | Obdelava na podlagi posameznikove veljavne privolitve (člen 6(a) Splošne uredbe). |
Ob podaji vprašanja (poizvedba o izobraževanjih, poizvedba o raziskovalni opremi, poizvedba o tehničnih dnevih) | Ime in priimek Naslov elektronske pošte Podjetje (ustanova) Telefonska številka (vse neobvezno) | Fakulteta potrebuje osebne podatke, da lahko posamezniku odgovori na njegovo vprašanje. Če osebni podatki niso navedeni, fakulteta posameznika ne more kontaktirati. | Obdelava na podlagi posameznikove veljavne privolitve (člen 6(a) Splošne uredbe). |
Ob prijavi na izobraževanje | Ime in priimek Datum rojstva Kraj rojstva EMŠO Davčna številka Telefonska števikla E-pošta Naslov in poštna številka | Osebne podatke fakulteta potrebuje za namen vpisa v evidenco AIPS kot drugega udeleženca za opravljanje študijskih obveznosti in vodenje evidenc v zvezi z navedenim ter za namene svetovanja.
| Obdelava na podlagi posameznikove veljavne privolitve (člen 6(a) Splošne uredbe). |
Rok hrambe osebnih podatkov
Fakulteta hrani osebne podatke posameznika le toliko časa, dokler je to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. Rok hrambe osebnih podatkov je odvisen tudi od vrste postopka in pravnih podlag, ki urejajo poslovanje in hrambo dokumentarnega ter arhivskega gradiva.
Osebni podatki, ki jih fakulteta obdeluje na podlagi posameznikove privolitve, se shranjujejo do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov, v kolikor rok hrambe ni odvisen od vrste postopka in pravnih podlag, ki urejajo poslovanje in hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva. Po prejemu preklica privolitve ali zahteve za izbris podatkov se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Fakulteta lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.
Fakulteta lahko izjemoma zavrne zahtevo za izbris podatkov iz razlogov, kot jih določa tretji odstavek 17. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (ZVOP-2), in sicer, če je obdelava podatkov potrebna:
za uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja,
za izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave ali za izvajanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, ki je bila dodeljena upravljavcu,
iz razlogov javnega interesa na področju javnega zdravja,
za namene arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene ali
za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.
Po preteku obdobja hrambe fakulteta osebne podatke učinkovito in trajno izbriše ali anonimizira, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.
Kategorije uporabnikov
Osebni podatki, ki se obdelujejo ob vsakem obisku spletne strani fakultete se posredujejo pogodbenemu obdelovalcu, ki za fakulteto vzdržuje spletno stran. Pogodbeni obdelovalec osebne podatke obdeluje izključno v imenu upravljavca, po navodilih in pod nadzorom upravljavca.
Prenos osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo
Osebni podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.
Pravice posameznikov glede obdelave osebnih podatkov
V skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov ima vsak posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:
1. Dostopati do osebnih podatkov:
Vsak posameznik ima pravico od upravljavca zahtevati informacije, ali se v zvezi z njim obdelujejo njegovi osebni podatki, in kadar je tako, kateri osebni podatki, na kakšni podlagi ter zakaj jih fakulteta uporablja. Posameznik, čigar upravljavec obdeluje osebne podatke, ima dostop do svojih osebnih podatkov (kar mu omogoča da prejme kopijo osebnih podatkov, ki jih ima agencija o njem).
2. Popravek osebnih podatkov:
Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne osebne podatke v zvezi z njim. Prav tako ima posameznik ob upoštevanju namenov obdelave, pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave.
3. Izbris osebnih podatkov:
Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, upravljavec pa ima obveznost osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisati, kadar velja eden od naslednjih razlogov:
osebni podatki niso več potrebni v namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani;
posameznik prekliče privolitev in za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga;
osebni podatki so bili obdelani nezakonito;
če tako določa zakon.
To stori s pisnim obvestilom na naslov Univerza v Mariboru, Fakulteta za strojništvo, Smetanova ulica 17, 2000 Maribor. Izbris bo Univerza v Mariboru uredila v roku 15 dni od prejema zahteve.
4. Omejitev obdelave osebnih podatkov:
Posameznik lahko od upravljavca zahteva omejitev obdelave svojih osebnih podatkov, kadar velja eden od naslednjih primerov:
posameznik oporeka točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki upravljavcu omogoča preveriti točnost osebnih podatkov;
obdelava je nezakonita in posameznik nasprotuje izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahteva omejitev njihove uporabe;
upravljavec osebnih podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, temveč jih posameznik potrebuje za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;
posameznik je vložil ugovor v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov.
5. Prenosljivost osebnih podatkov:
Za osebne podatke, ki jih upravljavec obdeluje na podlagi privolitve posameznika, ima posameznik pravico, da prejme osebne podatke v zvezi z njim, ki jih je posredoval upravljavcu, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posreduje drugemu upravljavcu.
6.Preklic privolitve:
Vsak posameznik lahko svojo privolitev oziroma soglasje, ki ga je podal za zbiranje, obdelavo in prenos svojih osebnih podatkov za določen namen, kadarkoli prekliče, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica. Preklic privolitve se lahko poda pisno po pošti na naslov upravljavca oziroma na elektronski naslov cvu.fs@um.si. Po prejemu obvestila posameznika o preklicu privolitve oziroma soglasja obdelave njegovih osebnih podatkov, bo upravljavec nemudoma prenehal obdelovati podatke za namene, ki so bili prvotno dani, razen, če za obdelavo že obstaja druga pravna podlaga, ki ne omogoča izbrisa na zahtevo posameznika.
Postopek uveljavljanja pravic
Če želi posameznik uveljavljati katerokoli od zgoraj navedenih pravic, lahko pošlje pisni zahtevek po pošti na naslov upravljavca oziroma na elektronski naslov cvu.fs@um.si.
Upravljavec bo posamezniku brez nepotrebnega odlašanja oziroma najpozneje v 15 dneh od prejema zahteve, zagotovil kopijo osebnih podatkov, ki se obdelujejo oziroma odgovoril na posameznikovo zahtevo.
Dostop do posameznikovih osebnih podatkov in uveljavljanje pravic je za posameznika brezplačno.
Če posameznik poda zahtevo po elektronski poti in če ne zahteva drugače, mu bo upravljavec osebne podatke zagotovil v elektronski obliki.
Če bi posameznik zahteval dodatne kopije, lahko upravljavec zaračuna razumno pristojbino ob upoštevanju administrativnih stroškov.
V kolikor bi bile zahteve posameznika očitno neutemeljene ali pretirane (npr. se ponavljajo), lahko upravljavec posamezniku zaračuna razumno pristojbino ob upoštevanju administrativnih stroškov ali zavrne ukrepanje v zvezi z zahtevo posameznika.
V primeru uveljavljanja pravic v zvezi z osebnimi podatki lahko upravljavec za potrebe zanesljive identifikacije od posameznika zahteva dodatne podatke. V kolikor upravljavec ne more posameznika zanesljivo identificirati, lahko zavrne posameznikovo zahtevo za uveljavljanje pravic.
Posameznik, ki bi želel uveljavljati zgoraj navedene pravice, se lahko kadarkoli za pomoč obrne na pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov na elektronski naslov dpo@um.si. Pooblaščeni osebi za varstvo osebnih podatkov lahko kadarkoli anonimno sporoči tudi morebitne nezakonitosti s področja varstva osebnih podatkov.
Možnost pritožbe
Zoper ravnanje upravljavca v zvezi z varstvom osebnih podatkov je mogoča pritožba oziroma prijava pri Informacijskem pooblaščencu RS.
Informacija o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev
Fakulteta se ne poslužuje avtomatiziranega sprejemanja odločitev.
Objava sprememb
Vsaka sprememba Politike varstva osebnih podatkov fakultete bo objavljena na spletni strani fakultete. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.
Politiko varstva osebnih podatkov je sprejel dekan fakultete.
1 Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom (v nadaljnjem besedilu: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki); določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.